O plano de continuidade de negócios (PCN) ajuda a manter as operações de empresas em meio a adversidades, independentemente de seu porte. O documento descreve como a gestão deve ocorrer em situações desfavoráveis, a fim de reduzir possíveis impactos negativos.
Como montar esta ferramenta estratégica de forma eficaz para a continuidade das operações caso acontecerem eventos que impactem o negócio de forma negativa.
É uma maneira de estabelecer planos de ação para incidentes, desastres ou falhas que comprometam os processos e funcionamento da empresa. Por isso, preparamos um conteúdo para mostrar a importância do PCN, como é possível montá-lo e os benefícios.
O que é plano de continuidade de negócios?
O plano de continuidade de negócios, também conhecido como PCN, é um documento que busca traçar estratégias que garantam a continuação das operações da empresa em caso de imprevistos.
A intenção é assegurar que processos essenciais não sejam afetados, por meio de um planejamento do que deve ser feito durante ou após as intercorrências. Esses incidentes podem ser causados tanto por fatores internos do negócio como por aspectos externos.
pessoas produzindo plano de continuidade de negócios
O plano de continuidade de negócios (PCN) é fundamental para evitar que os desastres paralisem completamente a operação de corporações.
Alguns exemplos de imprevistos são desastres naturais, exclusões de arquivos importantes, falhas em máquinas e sistemas, além de ataques e fraudes. O PCN permite, então, se antecipar em relação a essas paralisações, a fim de diminuir seu impacto, mantendo a estabilidade das operações até a normalização.
No documento, devem ser elencadas as prioridades e como é possível sustentar a continuação do funcionamento da empresa, seja por meio de pessoal, da substituição de equipamentos, da redução de processos ou da disponibilidade de informações e sistemas.
Qual sua finalidade?
A principal finalidade do plano de continuidade de negócios é preparar a organização para preservar suas atividades em momentos críticos.
Isso pode variar de empresa para empresa, mas em linhas gerais envolve a manutenção dos serviços, produtos e operações comerciais, a diminuição do tempo de retorno à normalidade e a garantia da constância do trabalho, por intermédio de processos alternativos.
A gestão de continuidade de negócios deve ainda normatizar a administração dos recursos que serão empenhados durante o imprevisto.
ilustração com ameaças à continuidade do negócio
O PCN deve contar com a descrição dos recursos que serão utilizados durante as intercorrências.
Esses processos são fundamentais, pois permitem reduzir os impactos causados pela paralisação das atividades, que, a depender da crise enfrentada, podem gerar até a falência da empresa, por conta dos prejuízos financeiros.
Como elaborar?
Agora que você já sabe o que é um PCN e como ele é imprescindível para orientar o gerenciamento de crises, deve estar se perguntando como é possível criar um. Desenvolver o plano de continuidade de negócios da sua empresa ou de um cliente pode ser trabalhoso, mas permitirá proteger as operações do negócio.
São três as frentes que precisam ser pensadas e devem nortear a produção de um bom PCN. Confira quais são elas a seguir:
- Análise de riscos: determinação das ameaças que podem atingir o negócio;
- Análise de impactos: medição de como esses problemas e intercorrências podem afetar negativamente o negócio e quais prejuízos eles podem causar;
- Planejamento estratégico: criação de um planejamento com foco nas ameaças descritas, com o levantamento de estratégias para minimizá-las, prazos para solucioná-las, gestão de recursos e plano de ação para manutenção das atividades.
Em conjunto com essas premissas, é preciso que o plano também conte com outras informações essenciais. No documento, devem estar definidas, por exemplo, quem serão as pessoas que formarão as equipes responsáveis por colocar o PCN em prática, caso necessário.
Além disso, realizar projeções de perdas e de cenários e incluí-las no plano pode dar mais respaldo para quando ele for executado. Elencar os objetivos específicos e gerais do PCN e das ações previstas nele também pode auxiliar no entendimento do documento.
Desenhar possíveis cenários de crise também é um ponto importante do PCN.
Determinar quais atividades serão mantidas nos setores essenciais da empresa, como Tecnologia da Informação (TI), Atendimento, Vendas e Recursos Humanos, é outro ponto importante.
Após a formulação do PCN, é importante criar treinamentos para que os colaboradores possam entender os papéis que lhe serão responsáveis quando forem executá-los, além de revisitar o documento de tempos em tempos para verificar se é preciso atualizá-lo.
Subplanos do PCN
O plano de continuidade de negócios é um documento extenso, que reúne as informações já citadas anteriormente. Para facilitar sua confecção e organização, o ideal é subdividi-lo em outros planos, que se relacionam entre si.
Um dos subplanos do PCN é o Plano de Continuidade Operacional (PCO), que busca descrever as ações necessárias para a retomada de ferramentas, recursos ou processos fundamentais para as atividades da empresa.
Ele visa diminuir o tempo de paralisação das operações e, consequentemente, seus impactos. Um exemplo é uma queda de energia na empresa, o responsável pelo restabelecimento deverá encontrar o motivo do problema e buscar solucioná-lo assim que possível.
No mesmo sentido do PCO, há um plano específico sobre TI, o Plano de Continuidade de TI (PCTI). Esse subplano traz estratégias e planos de ação para recuperar os recursos essenciais de Tecnologia da Informação para o funcionamento da organização, como por meio de backups.
Acionar serviços de suporte ou emergência e garantir a disponibilidade de informações necessárias para a manutenção das operações também podem ser tarefas previstas no PCTI.
Já o Plano de Administração de Crises (PAC) apresenta quem serão os profissionais e as equipes responsáveis pelas ações durante a intercorrência, definindo o passo a passo de suas atuações.
O Plano de Recuperação de Desastres (PRD), por sua vez, compreende as intervenções que serão realizadas para que as operações da empresa possam retornar ao patamar pré-crise.
Caso as ações descritas nos demais subplanos não consigam manter as atividades da organização, o Plano de Contingência deve ser executado. Nele, são definidas quais podem ser as atitudes mais urgentes e imediatas para solucionar os problemas, conforme os níveis de prioridade.
Quais os benefícios?
Contar com um PCN ajuda a se antecipar em relação a imprevistos e saber como agir diante deles, diminuindo os danos à empresa. Além disso, o plano pode gerar uma série de vantagens e benefícios às corporações.
Um deles é a maior percepção em relação às ameaças que envolvem a empresa, já que para construir o plano é preciso realizar a análise de riscos. O menor tempo de resposta e a maior efetividade das resoluções também são vantagens ligadas ao monitoramento de cenários e perigos.
O plano de continuidade de negócios de TI ajuda a minimizar as ameaças contra a segurança da informação.
A garantia da preservação da imagem da empresa para os seus públicos, como colaboradores, clientes e fornecedores, é outro benefício que o plano de continuidade de negócios pode gerar, já que o impacto dos problemas é minimizado e afeta menos os stakeholders da corporação.
O entendimento da situação dos recursos de emergência da empresa, que podem ser acionados em desastres, também é uma vantagem do PCN, principalmente quando houver simulações de intercorrências. Caso algum deles esteja falhando, é possível trabalhar para um melhor funcionamento.
O documento ajuda ainda a melhorar a governança corporativa por operar no sentido da antecipação, da gestão e da responsabilidade, traçando o planejamento das ações preventivas e corretivas em situações desfavoráveis.
O plano de continuidade de negócios contribui para o retorno às operações normais com mais rapidez após as crises e aumenta as chances de sobrevivência da empresa.
